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Politique de confidentialité

Politique de confidentialité — Nippon Station

Dernière mise à jour : 22 octobre 2026

1. Objet et champ d’application

La société Nippon Station accorde une importance particulière à la protection des données personnelles et au respect de la vie privée.

La présente politique explique comment les données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées dans le cadre de l’utilisation du site https://www.nipponstation.fr/, de ses formulaires, de ses éventuelles fonctionnalités de vente en ligne et des échanges commerciaux associés.

Elle s’applique aux visiteurs, clients, prospects, fournisseurs, représentants de fabricants et partenaires professionnels.

Elle est établie conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi française Informatique et Libertés modifiée.

Les plateformes distinctes shop.nipponstation.fr et pro.nipponstation.fr nécessitent une information complémentaire adaptée à leurs fonctionnalités et à leurs traitements spécifiques.

2. Identité du responsable de traitement

Le responsable des traitements décrits dans cette politique est :

NS NIPPON STATION — Nippon Station

Les demandes relatives à la protection des données peuvent être adressées par courrier au siège social ou par courrier électronique à .

3. Données personnelles collectées

Selon les services utilisés et la nature de la relation avec Nippon Station, les catégories de données susceptibles d’être collectées comprennent :

Données d’identification et de contact : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale et, le cas échéant, fonction professionnelle.

Données professionnelles : dénomination de l’entreprise représentée, fonction du contact, coordonnées professionnelles, secteur d’activité, pays, demandes commerciales et informations nécessaires aux relations de distribution, de sourcing ou de partenariat.

Données relatives aux échanges : messages adressés à Nippon Station, demandes de devis, correspondances, demandes de support et historique des échanges utiles au suivi de la relation.

Données contractuelles et commerciales : références de commandes, produits commandés, informations de facturation et de livraison, conditions contractuelles, statut des paiements et historique des transactions lorsque des ventes sont réalisées sur le site.

Données de navigation et techniques : adresse IP, informations sur le navigateur et l’appareil, journaux techniques, informations de sécurité, préférences de consentement et données liées aux cookies ou autres traceurs.

Données de communication commerciale : adresse électronique, préférences d’abonnement, consentements éventuels, demandes de désinscription et interactions avec les communications lorsque leur suivi est activé et autorisé.

Nippon Station veille à ne collecter que les données pertinentes et nécessaires aux finalités concernées.

Il est demandé aux utilisateurs de ne pas transmettre de données sensibles sans nécessité.

4. Origine des données

Les données peuvent être collectées :

  • Directement auprès des personnes lorsqu’elles remplissent un formulaire, écrivent à Nippon Station, demandent un devis ou effectuent une commande.
  • Dans le cadre d’une relation commerciale, contractuelle ou professionnelle.
  • Automatiquement lors de l’utilisation du site, dans les limites autorisées par la réglementation applicable aux traceurs.
  • Le cas échéant, à partir de sources professionnelles accessibles publiquement ou de mises en relation commerciales licites, dans le cadre d’une activité de prospection B2B.

Lorsque des données sont obtenues indirectement, les personnes concernées sont informées conformément aux exigences du RGPD, notamment au moment de la première communication lorsque cela est applicable.

5. Finalités et bases juridiques des traitements

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

Finalité Base juridique
Répondre aux demandes de contact et de renseignements Intérêt légitime ou mesures précontractuelles prises à la demande de la personne
Préparer des devis, négocier et exécuter des contrats Mesures précontractuelles ou exécution contractuelle
Gérer les commandes, précommandes, livraisons et services après-vente Exécution du contrat
Établir les factures et respecter les obligations comptables et fiscales Obligation légale
Entretenir les relations avec les fabricants, distributeurs et partenaires professionnels Intérêt légitime ou exécution contractuelle selon la situation
Effectuer une prospection commerciale B2B pertinente pour l’activité professionnelle du destinataire Intérêt légitime, sous réserve des règles applicables et du droit d’opposition
Envoyer des communications commerciales B2C par courrier électronique Consentement préalable, sauf exception légale applicable
Gérer les abonnements aux newsletters et les désinscriptions Consentement ou autre base applicable selon la nature des communications
Assurer la sécurité, la maintenance et la prévention des utilisations frauduleuses Intérêt légitime et, selon les cas, obligation légale
Mesurer l’audience ou effectuer des opérations publicitaires au moyen de traceurs Consentement lorsque requis ; exemption uniquement lorsque les conditions légales sont réunies
Gérer les demandes relatives aux droits RGPD Obligation légale
Gérer les réclamations et défendre les droits de l’entreprise Intérêt légitime ou obligation légale selon la situation

Lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime, Nippon Station poursuit notamment les intérêts liés à la continuité de son activité, à la gestion de ses relations professionnelles, à la sécurité de ses systèmes et au développement commercial pertinent de ses services, sous réserve des droits et libertés des personnes concernées.

6. Formulaires de contact

Les informations demandées dans les formulaires servent à identifier le demandeur, comprendre sa demande et lui répondre.

Les champs obligatoires sont signalés comme tels. Leur absence peut empêcher le traitement de la demande.

La transmission d’une demande de contact ne vaut pas automatiquement inscription à une newsletter ou acceptation de recevoir des offres commerciales.

Lorsque le consentement à une communication commerciale est requis, celui-ci fait l’objet d’une démarche spécifique et distincte.

7. Relations commerciales et prospection

Nippon Station développe des relations avec des fabricants japonais, distributeurs, revendeurs, centrales d’achat, fournisseurs et partenaires professionnels, notamment sur les marchés français et européens.

Dans ce cadre, des données de contact professionnel peuvent être utilisées pour présenter des produits, proposer une collaboration ou répondre à un besoin lié à l’activité professionnelle du destinataire.

Chaque personne doit pouvoir s’opposer simplement et gratuitement à l’utilisation de ses coordonnées à des fins de prospection.

Les communications destinées aux particuliers respectent les règles applicables au consentement préalable et aux exceptions légales.

Les demandes de désinscription ou d’opposition sont prises en compte dans les systèmes concernés.

8. Commandes, précommandes et paiements

Lorsque des fonctionnalités de vente sont proposées directement sur le site, Nippon Station traite les données nécessaires à la gestion de la transaction, notamment :

  • L’identification du client.
  • L’enregistrement et la confirmation de la commande.
  • La gestion des paiements.
  • La facturation.
  • La préparation et la livraison.
  • Le traitement des demandes après-vente, retours ou réclamations.

Les opérations de paiement sont assurées par les prestataires effectivement proposés lors de la transaction.

Lorsque le paiement est pris en charge par un prestataire spécialisé, les données bancaires sont traitées selon les modalités de celui-ci. Nippon Station peut recevoir les informations nécessaires au suivi de la transaction, sans que cela implique la conservation du numéro complet de carte bancaire.

Les données des transactions sont conservées dans les limites nécessaires aux obligations contractuelles, fiscales, comptables et à la gestion des éventuels litiges.

9. Destinataires des données

Les données personnelles peuvent être accessibles, dans les limites de leurs missions :

  • Aux personnes habilitées au sein de Nippon Station.
  • Aux prestataires d’hébergement et de maintenance informatique.
  • Aux fournisseurs de messagerie et de gestion des communications.
  • Aux prestataires de paiement effectivement utilisés.
  • Aux transporteurs et prestataires logistiques lorsque l’exécution d’une commande le nécessite.
  • Aux prestataires comptables, juridiques ou de sécurité intervenant pour l’entreprise.
  • Aux autorités compétentes lorsque la loi l’exige.

L’hébergement du site principal est déclaré auprès de o2switch, en France.

Les prestataires traitant des données pour le compte de Nippon Station doivent être encadrés conformément aux obligations applicables du RGPD.

Nippon Station ne vend pas les données personnelles de ses contacts et clients à des tiers.

Toute transmission à des partenaires pour leurs propres finalités de prospection nécessite une base juridique valable et une information adaptée, ainsi qu’un consentement lorsque celui-ci est requis.

10. Transferts de données hors de l’Espace économique européen

Certains services techniques, commerciaux ou de paiement peuvent impliquer des accès à des données ou des transferts en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque de tels transferts existent, ils doivent reposer sur un mécanisme autorisé par le chapitre V du RGPD, notamment une décision d’adéquation applicable ou des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées si nécessaire par des mesures supplémentaires.

Les prestataires concernés, les pays de destination et les garanties effectivement utilisées doivent être précisés après vérification de la configuration technique et des contrats de sous-traitance.

Les personnes concernées peuvent demander des informations complémentaires sur les garanties applicables à leurs données.

11. Durées de conservation

Les données ne sont pas conservées indéfiniment. Leur durée dépend de la finalité du traitement et des obligations applicables.

Catégorie Durée ou critère de conservation
Demandes de contact sans relation commerciale ultérieure Durée nécessaire au traitement de la demande ; les données éventuellement conservées pour prospection suivent les durées applicables aux prospects
Données de prospects utilisées pour la prospection En principe, jusqu’à 3 ans après leur collecte ou le dernier contact émanant du prospect
Données de clients utilisées pour la prospection Pendant la relation commerciale, puis en principe jusqu’à 3 ans après sa fin
Données nécessaires à l’exécution d’un contrat Pendant la relation contractuelle, puis archivage limité en fonction des obligations légales et des délais de prescription applicables
Factures et pièces comptables En principe, 10 ans selon les obligations comptables applicables
Données de newsletter Jusqu’au retrait du consentement ou à la désinscription, sous réserve de la conservation limitée des preuves nécessaires
Données d’opposition commerciale Aussi longtemps que nécessaire pour garantir le respect de l’opposition, avec un accès limité
Demandes d’exercice des droits RGPD Pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et à la justification du respect des obligations applicables
Journaux techniques et de sécurité Durée limitée et proportionnée à la finalité ; durée exacte à documenter selon la configuration d’hébergement
Données issues des cookies Selon la catégorie et la durée déclarées dans la politique de cookies

À l’expiration des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées avec des accès restreints lorsqu’une obligation légale ou la gestion d’un contentieux le justifie.

Les durées opérationnelles doivent correspondre aux paramétrages effectivement appliqués dans les outils de Nippon Station.

12. Cookies et technologies similaires

Le site peut utiliser des cookies et des technologies similaires nécessaires au fonctionnement de ses services, à la mémorisation des choix de confidentialité et, sous réserve des règles applicables, aux statistiques ou à certaines fonctionnalités tierces.

Les traceurs non essentiels soumis au consentement ne doivent être utilisés qu’après l’accord préalable de l’utilisateur.

Les informations sur les finalités, les fournisseurs, les durées et les moyens de gérer les préférences figurent dans la politique dédiée :

https://www.nipponstation.fr/politique-de-cookies-ue/

13. Sécurité des données

Nippon Station met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, notamment en matière de gestion des accès, de maintenance, de sauvegardes et de protection des échanges.

L’accès aux données personnelles doit être limité aux personnes et prestataires ayant besoin d’en connaître pour accomplir leurs missions.

Les mesures de protection font l’objet d’une adaptation en fonction des évolutions techniques et des risques identifiés.

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, Nippon Station veille également à disposer de procédures adaptées pour détecter et traiter les incidents de sécurité.

14. Droits des personnes

Dans les conditions prévues par le RGPD, chaque personne dispose notamment :

  • Du droit d’accès à ses données personnelles.
  • Du droit de rectification de données inexactes.
  • Du droit à l’effacement lorsque les conditions légales sont réunies.
  • Du droit à la limitation du traitement.
  • Du droit d’opposition, notamment à la prospection commerciale.
  • Du droit à la portabilité lorsque ce droit est applicable.
  • Du droit de retirer son consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements antérieurs à ce retrait.
  • Du droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou similaires significatifs, dans les situations prévues par le RGPD.

Les personnes disposent également des droits prévus par la législation française concernant les directives relatives au sort de leurs données après leur décès.

15. Exercice des droits

Pour exercer ses droits, une personne peut contacter Nippon Station :

Par e-mail :

Par formulaire : https://www.nipponstation.fr/contact/

Par courrier :

Nippon Station
Protection des données personnelles
60 rue François-Ier
75008 Paris, France

Une preuve d’identité peut être demandée uniquement lorsqu’il existe un doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

Les demandes sont traitées dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai maximal d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie, après information de la personne dans le délai initial.

16. Réclamation auprès de la CNIL

Toute personne estimant que le traitement de ses données personnelles ne respecte pas la réglementation peut introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

En France :

Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL)
3 place de Fontenoy — TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
https://www.cnil.fr/

Il est également possible de contacter préalablement Nippon Station afin de rechercher une solution à la difficulté rencontrée.

17. Modification de la politique

Nippon Station peut mettre à jour la présente politique pour tenir compte des évolutions de ses services, de ses traitements, de ses prestataires ou de la réglementation.

La date de dernière mise à jour est indiquée en tête de document.

Lorsqu’une évolution nécessite une information particulière ou un nouveau consentement, les personnes concernées sont informées selon les modalités applicables.

 

Privacy Policy — Nippon Station

Last updated: October 22, 2026

1. Purpose and Scope

Nippon Station is committed to protecting personal data and respecting individuals’ privacy.

This Privacy Policy explains how personal data is collected, used, stored, and protected in connection with the use of https://www.nipponstation.fr/, its contact forms, any e-commerce features available on the website, and related business communications.

This policy applies to website visitors, customers, prospective customers, suppliers, manufacturers’ representatives, and business partners.

It has been established in accordance with Regulation (EU) 2016/679 of April 27, 2016 (General Data Protection Regulation — GDPR) and the French Data Protection Act (Loi Informatique et Libertés), as amended.

The separate platforms shop.nipponstation.fr and pro.nipponstation.fr require additional information tailored to their specific features and data processing activities.

2. Identity of the Data Controller

The data controller responsible for the processing activities described in this policy is:

NS NIPPON STATION — Nippon Station

Requests relating to personal data protection may be submitted by post to the registered office or by email to .

3. Personal Data Collected

Depending on the services used and the nature of the relationship with Nippon Station, the following categories of personal data may be collected:

Identification and contact information: first name, last name, email address, telephone number, postal address, and, where applicable, professional position.

Professional information: company name, job title, business contact details, industry sector, country, commercial enquiries, and information necessary for distribution, sourcing, or partnership relationships.

Communication data: messages sent to Nippon Station, quotation requests, correspondence, support enquiries, and communication history relevant to managing the relationship.

Contractual and commercial data: order references, products purchased, billing and delivery information, contractual terms, payment status, and transaction history when purchases are made through the website.

Technical and browsing data: IP address, browser and device information, technical logs, security-related information, consent preferences, and data associated with cookies or similar tracking technologies.

Marketing communication data: email address, subscription preferences, consent records where applicable, unsubscribe requests, and interactions with communications when tracking is enabled and legally permitted.

Nippon Station seeks to collect only personal data that is relevant and necessary for the purposes concerned.

Users are requested not to submit sensitive personal data unless strictly necessary.

4. Sources of Personal Data

Personal data may be collected:

  • Directly from individuals when they complete a form, contact Nippon Station, request a quotation, or place an order.
  • In connection with commercial, contractual, or professional relationships.
  • Automatically when using the website, within the limits permitted by applicable regulations on cookies and similar technologies.
  • Where applicable, from publicly available professional sources or lawful business introductions in connection with B2B prospecting activities.

When personal data is obtained indirectly, individuals are informed in accordance with GDPR requirements, including at the time of the first communication where applicable.

5. Purposes and Legal Bases for Processing

Personal data is processed for the following purposes:

Purpose Legal basis
Responding to contact requests and enquiries Legitimate interests or pre-contractual measures taken at the individual’s request
Preparing quotations, negotiating, and performing contracts Pre-contractual measures or performance of a contract
Managing orders, pre-orders, deliveries, and after-sales services Performance of a contract
Issuing invoices and complying with accounting and tax obligations Legal obligation
Managing relationships with manufacturers, distributors, and business partners Legitimate interests or contractual performance, depending on the circumstances
Conducting B2B marketing relevant to the recipient’s professional activities Legitimate interests, subject to applicable rules and the right to object
Sending B2C commercial communications by email Prior consent, unless a statutory exception applies
Managing newsletter subscriptions and unsubscribes Consent or another applicable legal basis, depending on the communication
Ensuring security, maintenance, and prevention of fraudulent use Legitimate interests and, where applicable, legal obligations
Measuring website traffic or carrying out advertising activities through tracking technologies Consent where required; exemption only when the relevant legal conditions are met
Managing GDPR rights requests Legal obligation
Managing complaints and protecting the company’s legal rights Legitimate interests or legal obligation, depending on the circumstances

Where processing is based on legitimate interests, Nippon Station pursues interests relating in particular to business continuity, management of professional relationships, system security, and the relevant commercial development of its services, while respecting the rights and freedoms of the individuals concerned.

6. Contact Forms

Information submitted through contact forms is used to identify the sender, understand the request, and provide an appropriate response.

Mandatory fields are identified as such. Failure to provide the required information may prevent the request from being processed.

Submitting a contact request does not automatically constitute a newsletter subscription or consent to receive marketing communications.

Where consent is required for commercial communications, it is obtained through a specific and separate procedure.

7. Business Relationships and Marketing

Nippon Station develops business relationships with Japanese manufacturers, distributors, retailers, purchasing groups, suppliers, and professional partners, particularly in the French and European markets.

In this context, professional contact details may be used to present products, propose business partnerships, or respond to needs directly related to the recipient’s professional activity.

Individuals must be able to object easily and free of charge to the use of their contact details for marketing purposes.

Marketing communications addressed to individuals acting as consumers comply with the applicable prior-consent requirements and statutory exceptions.

Unsubscribe and objection requests are processed within the relevant systems.

8. Orders, Pre-Orders, and Payments

Where e-commerce features are offered directly on the website, Nippon Station processes the personal data necessary to manage transactions, including:

  • Customer identification.
  • Order registration and confirmation.
  • Payment processing.
  • Invoicing.
  • Order preparation and delivery.
  • After-sales requests, returns, and complaints.

Payments are processed by the payment service providers actually offered during checkout.

Where payments are handled by a specialized payment service provider, banking data is processed according to that provider’s procedures. Nippon Station may receive the information necessary to monitor transactions without necessarily storing full payment card numbers.

Transaction data is retained within the limits necessary to meet contractual, tax, and accounting obligations and to manage potential disputes.

9. Recipients of Personal Data

Personal data may be accessible, within the limits necessary for their respective responsibilities, to:

  • Authorized personnel within Nippon Station.
  • Website hosting and IT maintenance providers.
  • Email and communication management providers.
  • Payment service providers actually used.
  • Carriers and logistics providers where necessary to fulfill orders.
  • Accounting, legal, and security service providers acting on behalf of the company.
  • Competent authorities where disclosure is required by law.

The main website is hosted by o2switch, in France.

Service providers processing personal data on behalf of Nippon Station must be governed by arrangements that comply with applicable GDPR requirements.

Nippon Station does not sell the personal data of its contacts or customers to third parties.

Any disclosure of data to partners for their own marketing purposes requires a valid legal basis and appropriate information, as well as consent where required.

10. Transfers of Data Outside the European Economic Area

Certain technical, commercial, or payment services may involve access to personal data or transfers outside the European Economic Area (EEA).

Where such transfers occur, they must be based on a mechanism authorized under Chapter V of the GDPR, including an applicable adequacy decision or appropriate safeguards such as the European Commission’s Standard Contractual Clauses, supplemented where necessary by additional measures.

The service providers concerned, destination countries, and safeguards actually used must be specified after verification of the technical configuration and data processing agreements.

Individuals may request additional information regarding the safeguards applicable to their personal data.

11. Data Retention Periods

Personal data is not retained indefinitely. Retention periods depend on the purpose of processing and applicable legal obligations.

Data category Retention period or criteria
Contact enquiries that do not lead to a business relationship For the period necessary to process the enquiry; data subsequently retained for prospecting follows the applicable prospect retention periods
Prospect data used for marketing In principle, up to 3 years after collection or the last contact initiated by the prospect
Customer data used for marketing During the business relationship and, in principle, for up to 3 years after its termination
Data necessary for contractual performance During the contractual relationship, followed by restricted archiving according to applicable legal obligations and limitation periods
Invoices and accounting records In principle, 10 years in accordance with applicable accounting obligations
Newsletter data Until consent is withdrawn or the individual unsubscribes, subject to limited retention of necessary evidence
Marketing objection records For as long as necessary to ensure that the objection is respected, with restricted access
GDPR rights requests For the period necessary to process the request and demonstrate compliance with applicable obligations
Technical and security logs For a limited period proportionate to their purpose; the precise period must be documented according to the hosting configuration
Cookie-related data According to the categories and durations specified in the Cookie Policy

At the end of the applicable retention periods, data is deleted, anonymized, or archived with restricted access where required by legal obligations or potential litigation.

Operational retention periods must correspond to the settings actually implemented in Nippon Station’s systems.

12. Cookies and Similar Technologies

The website may use cookies and similar technologies necessary for the operation of its services, the storage of privacy preferences, and, subject to applicable legal requirements, website analytics or certain third-party features.

Non-essential tracking technologies requiring consent must not be used before the user has provided their prior agreement.

Further information about purposes, providers, retention periods, and preference management is available in the dedicated Cookie Policy:

https://www.nipponstation.fr/politique-de-cookies-ue/

13. Data Security

Nippon Station implements technical and organizational measures appropriate to the risks involved, particularly regarding access management, maintenance, backups, and secure communications.

Access to personal data must be restricted to individuals and service providers who need it to perform their responsibilities.

Protective measures are adapted in response to technological developments and identified risks.

As no information system can guarantee absolute security, Nippon Station also seeks to maintain appropriate procedures for detecting and responding to security incidents.

14. Individual Rights

Under the conditions established by the GDPR, individuals have the following rights, where applicable:

  • The right to access their personal data.
  • The right to rectify inaccurate personal data.
  • The right to erasure where the legal conditions are met.
  • The right to restrict processing.
  • The right to object to processing, particularly for direct marketing.
  • The right to data portability where applicable.
  • The right to withdraw consent at any time, without affecting the lawfulness of processing carried out before withdrawal.
  • The right not to be subject to a decision based solely on automated processing that produces legal or similarly significant effects, in the situations provided for by the GDPR.

Individuals also benefit from the rights provided under French law concerning instructions relating to the handling of their personal data after death.

15. Exercising Your Rights

To exercise their rights, individuals may contact Nippon Station:

By email:

Through the contact form: https://www.nipponstation.fr/contact/

By post:

Nippon Station
Personal Data Protection
60 rue François-Ier
75008 Paris, France

Proof of identity may be requested only where there is reasonable doubt regarding the identity of the person making the request.

Requests are processed as quickly as possible and, in principle, within a maximum period of one month.

This period may be extended by an additional two months where justified by the complexity or number of requests, provided that the individual is informed within the initial one-month period.

16. Complaints to the French Data Protection Authority

Individuals who believe that the processing of their personal data does not comply with applicable regulations may lodge a complaint with the competent supervisory authority.

In France:

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
3 place de Fontenoy — TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
France

Website: https://www.cnil.fr/

Individuals may also contact Nippon Station beforehand to seek a resolution to their concerns.

17. Changes to This Privacy Policy

Nippon Station may update this Privacy Policy to reflect changes in its services, processing activities, service providers, or applicable regulations.

The date of the latest update is displayed at the beginning of this document.

Where changes require specific notification or renewed consent, affected individuals will be informed in accordance with the applicable legal requirements.

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